Hledání pokladů a venkovní dobrodružství od TopSeekeru potřebovala malou technickou vychytávku. Chtěli umožnit lidem, aby se předem registrovali na plánované výzvy a podle zájmu pak dostávali automaticky emaily.
🎯 Výzva (doslova)
TopSeeker – to jsou venkovní únikovky, příběhové expedice plné šifer a dobrodružství nebo třeba i teambuildingy, kde tým luští společné tajemství. To vše bez nutnosti interiéru nebo herní místnosti jen s použitím mobilního telefonu.
Na jejich menu jsou i sezónní výzvy, ve kterých proti sobě soupeří týmy. Termíny se u výzev často dolaďují až podle zájmu hráčů — nejdřív předregistrace, teprve potom finální domluva.
Cíl TopSeekeru byl jasný:
🧩 Jak jsme to vyřešili
Použili jsme doplněk Kontaktní formuláře pro Shoptet a doplnili ho o chytrou automatizaci v Google Apps Script.
Celé řešení běží v pozadí, bez starostí klienta.
1️⃣ Webhook: bezpečný příjem přihlášek
- Každý odeslaný formulář se uloží do listu Data
- Systém si automaticky přidává nové sloupce podle změn formuláře
- Záznamy se označují jako „nové“
Organizátor má přehled o zájemcích na jednom místě.
2️⃣ Potvrzení s přílohami
Každý nový účastník dostane automaticky:
✔ e-mail s poděkováním – první e-mail přijde z doplňku praktik ihned.
✔ druhý e-mail s přiloženými dokumenty (VOP, GDPR, pravidla hry) přímo jako PDF.
Status se poté změní na „Email odeslán“ → žádné duplicity.
3️⃣ Oznámení o termínu výzvy
Když je hlasování ukončeno, administrátor zanalyzuje, který termín je nejvhodnější a účastníky označí ANO/NE podle vybraných možných termínů:
- Pokud je hráč označen ANO → přijde mu termín a odkaz na dokončení registrace
- Pokud je hráč označen NE → dostane alternativní text, ale stále možnost se přidat
Do e-mailu se propsanou aktuální informace z listu config:
📅 Datum
📍 Místo startu
⏱ Čas
🔗 Produkt s finálním termínem
Po odeslání: Status = „Termín odeslán“
⚙️ Celý flow v jedné ilustraci
Formulář → Webhook
↓
Tabulka = „nové“
↓
Automatické potvrzení + přílohy
↓
Termín potvrzen?
↓ (ručně)
Odeslání info: ANO / NE → Status aktualizován
↓
Dokončení předregistrací a začátek reálných registrací
🚀 Co to přineslo
| TopSeeker | Hráči |
|---|---|
| Krátká reakční doba | Okamžitá jistota potvrzení |
| Menší zátěž supportu | Dokumenty hned při ruce |
| Jasný přehled v datech | Jasný termín + odkaz na akci |
| Automatizace procesů | Profesionální zážitek od začátku |
| Škálovatelnost | Žádné ztracené e-maily |
🧠 Proč je to zajímavé pro další e-shopy
Ukazujeme, že Kontaktní formuláře nejsou jen sběr dat.
S trochou chytré automatizace umí zastoupit i rezervační systém.
- přizpůsobí se jakémukoli prodejnímu procesu
- fungují skvěle s backendy jako Google Sheets nebo CRM
- komunikace běží automaticky podle dat